Conditions générales de vente aux professionnels

17.1 Dispositions générales

Les Parties s’engagent, chacune pour ce qui la concerne, à se conformer à toutes les obligations légales et réglementaires qui leur incombent en matière de protection des données à caractère personnel, notamment la loi 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version modifiée dite Loi Informatique et Libertés et le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après ensemble la « Réglementation applicable »).

Aux fins de gestion de la relation contractuelle entre les Parties, chaque Partie traite les données à caractère personnel des interlocuteurs de l’autre Partie en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable, et ce pour la durée du présent contrat. Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution du présent Contrat et ne concerne que des données d’identification (notamment nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone) des interlocuteurs.

Le personnel des Parties, leurs services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) et leurs sous-traitants pourront avoir accès aux données à caractère personnel collectées.

Ce traitement pourra donner lieu à l’exercice par les interlocuteurs des Parties de leurs droits prévues par la Réglementation applicable.

17.2 Traitements des données personnelles par APTIMIZ en tant que sous-traitant

• • Description du traitement sous-traité

Dans le cadre des Services, APTIMIZ est amenée à traiter des données à caractère personnel au nom et pour le compte du Client en qualité de sous-traitant, tandis que le Client, lui agit en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable. Les caractéristiques des traitements sont décrites en Annexe 1 des présentes Conditions Générales.

• • Obligations de APTIMIZ vis-à-vis du Client

• • • Traitement des données :

APTIMIZ s’engage à ne traiter les données à caractère personnel qu’aux fins des finalités listées à l’Annexe 1 et conformément aux instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne le transfert des données en dehors de l’Union Européenne. APTIMIZ s’engage à informer le Client si, selon lui, une instruction constitue une violation de la Réglementation applicable. En outre, si APTIMIZ est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit applicable au présent contrat, il doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.

• • • Sécurité et confidentialité des données :

APTIMIZ s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité des données à caractère personnel, leur sauvegarde ainsi que le rétablissement de leur disponibilité en cas d’incident physique ou technique. APTIMIZ veille également à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel soient soumises à l’obligation d’en préserver la confidentialité.

• • • Autres sous-traitants :

APTIMIZ est autorisée à faire appel aux sous-traitants (ci-après « le Sous-traitant ultérieur ») listés en Annexe 1 des Conditions Générales pour mener des activités de traitement spécifiques. En cas de changement dans la liste des Sous-traitants ultérieurs autorisés, APTIMIZ informera préalablement et par écrit le Client. Cette information devra indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du Sous-traitant ultérieur. Le Client dispose d’un délai de quinze (15) jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections légitimes et motivées. A défaut de notifications d’objections passé ce délai, le Client sera réputé avoir accepté le recours au Sous-traitant ultérieur.

Le Sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations des présentes Conditions Générales pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient à APTIMIZ de s’assurer que le Sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la Réglementation applicable. Si le Sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, APTIMIZ demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par le Sous-traitant ultérieur de ses obligations.

• • • Transfert de données à caractère personnel hors de l’Union européenne :

APTIMIZ est autorisée à transférer les données à caractère personnel traitées dans le cadre des présentes Conditions Générales vers des pays situés hors de l’Union européenne, sous réserve de la mise en place de garanties appropriées telles que définies au Chapitre V du règlement précité.

• • • Assistance et Fourniture d’informations :

APTIMIZ s’engage à assister le Client et répondre dans les meilleurs délais à toute demande d’information lui étant adressée par le Client, que ce soit dans le cadre d’une demande d’exercice de leurs droits par les personnes concernées, d’une analyse d’impact, ou d’une demande présentée par les autorités de protection des données ou le délégué à la protection des données du Client.

• • • Notification des violations de données à caractère personnel :

APTIMIZ s’engage à notifier au Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance toute violation des données à caractère personnel et à lui communiquer toute information et documentation utile relative à cette violation.

• • • Sort des données :

APTIMIZ s’engage à son choix, à supprimer les données à caractère personnel à l’expiration du délai convenu aux présentes Conditions Générales ou à les renvoyer au Client et à ne pas en conserver de copie, sauf si la Réglementation applicable l’exige.

• • • Documentation :

APTIMIZ met à disposition du Client, sur demande de celui-ci, toutes les informations et tous les documents nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits. Le Client a ainsi la possibilité de procéder à des audits une (1) fois par an et à ses frais afin de vérifier la conformité de APTIMIZ aux obligations prévues dans le présent article. Le Client informera APTIMIZ de la tenue de l’audit moyennant un préavis minimum de deux (2) semaines. APTIMIZ se réserve le droit de refuser l’identité de l’auditeur retenu s’il appartient à une société concurrente. L’audit devra être réalisé pendant les heures ouvrées de APTIMIZ et de manière à perturber le moins possible son activité. L’audit ne pourra ainsi porter atteinte de quelque façon que ce soit (i) aux mesures techniques et organisationnelles de sécurité déployées par APTIMIZ, (ii) à la sécurité et la confidentialité des données des autres clients de APTIMIZ, ou (iii) au bon fonctionnement et à l’organisation de la production de APTIMIZ. Dans la mesure du possible, les Parties conviendront à l’avance du périmètre de l’audit. Le rapport d’audit sera adressé à APTIMIZ afin de permettre à ce dernier de formuler ses observations ou remarques éventuelles par écrit, lesquelles seront annexées à la version finale du rapport d’audit. Chaque rapport d’audit sera considéré comme une information confidentielle.

• • Obligations du Client vis-à vis de APTIMIZ :

Le Client s’engage à :

1. 1. fournir à APTIMIZ les données personnelles visées dans l’Annexe 1, à l’exclusion de toute donnée personnelle non pertinente, disproportionnée ou non nécessaire, et à l’exclusion de toute donnée « particulière » au sens de la Réglementation applicable, sauf si les traitements le justifient, à charge pour le Client d’établir ces justifications et de prendre toutes mesures, notamment d’information préalable, de recueil de consentement et de sécurité, appropriées pour de telles données particulières ;
   2. informer les Utilisateurs, de la possibilité de désactiver la géolocalisation via l’utilisation du bouton disponible sur l’Application ou le Boitiers lorsque ces derniers sont en dehors des horaires de travail ;
   3. collecter sous sa responsabilité, de manière licite, loyale et transparente, les données personnelles fournies à APTIMIZ, pour l’exécution des Services, et en particulier, s’assurer de la base légale de cette collecte et de l’information due aux personnes concernées ;
   4. tenir un registre des traitements et plus généralement, respecter les principes issus de la Réglementation applicable ;
   5. veiller au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par la Réglementation applicable.

APTIMIZ peut modifier ses Conditions Générales à tout moment et en informera le Client par tout moyen écrit (et notamment par email) 2 mois au moins avant leur entrée en vigueur.

Les Conditions Générales modifiées sont applicables lors du renouvellement de l’Abonnement du Client.

Si le Client n’accepte pas ces modifications, il doit résilier son Abonnement selon les modalités prévues à l’article « Fin des Services ».

Si le Client utilise les Services après l’entrée en vigueur de ses Conditions Générales modifiées, APTIMIZ considère que le Client les a acceptées.